Format · EN 16931

ZUGFeRD: ein PDF, das die Maschine mitliest

ZUGFeRD ist kein neues Dateiformat, sondern eine Abmachung: ein ganz normales PDF, in dem die Rechnungsdaten zusätzlich als XML stecken. Der Mensch sieht das Blatt, die Buchhaltungssoftware des Kunden liest die Daten. Factur-X ist derselbe Standard unter französischem Namen.

Warum ein schönes PDF nicht mehr genügt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im B2B-Geschäft empfangen können. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — ein PDF allein ist keine, egal wie ordentlich es aussieht. Ein eingescanntes oder gedrucktes Blatt erst recht nicht.

ZUGFeRD löst das, ohne den Beleg unlesbar zu machen: Das Dokument bleibt ein PDF, das jeder öffnen und abheften kann, und trägt die Daten als Anhang mit sich. Wer sie braucht, liest sie aus; wer nicht, sieht davon nichts.

Was Rechnungsblatt erzeugt

Aus einem Vorgang entsteht eine Datei, die vier Dinge gleichzeitig erfüllt:

• PDF/A-3B — die Archivfassung des PDF-Formats, die als einzige eingebettete Dateien erlaubt. Genau ein OutputIntent, sRGB, ICC-Profil eingebettet.
• factur-x.xml als eingebetteter Anhang, mit der Beziehung /Alternative — die Angabe sagt der lesenden Software, dass der Anhang dasselbe aussagt wie das Blatt und nicht etwa eine Beilage ist.
• XMP-Metadaten mit dem Factur-X-Erweiterungsschema. Ohne dessen vier Eigenschaften ist die Datei technisch ein PDF mit Anhang, aber kein gültiges ZUGFeRD.
• CII-XML nach EN 16931, Profil urn:cen.eu:en16931:2017 — die Elementreihenfolge folgt dem CII-D16B-Schema und ist nicht beliebig.

Eine Quelle, zwei Darstellungen

Der Markt ist voll von Werkzeugen, die ein fertiges PDF entgegennehmen und die Daten daraus auslesen — per Texterkennung oder per Sprachmodell. Das ist bequem und genau deshalb schwach: Was ausgelesen wird, kann von dem abweichen, was auf dem Blatt steht, und niemand merkt es. Beanstandet wird es Jahre später beim Kunden.

Dieselbe Regel gilt für die Beträge: Gerechnet wird einmal, in Decimal mit kaufmännischer Rundung auf zwei Stellen. Das Blatt und das XML bekommen dasselbe Ergebnis gereicht, keines rechnet für sich.

Ihr Briefbogen bleibt

Das eingebettete XML ist der eine Teil, das sichtbare Blatt der andere. Rechnungsblatt setzt es in die freie Fläche Ihres eigenen Briefpapiers, statt Ihnen ein fremdes Layout zu geben. Wie das funktioniert, steht auf der Seite zum Briefpapier.