Format · Öffentliche Auftraggeber
XRechnung: was die Behörde zusätzlich verlangt
Wer an Bund, Land oder Kommune fakturiert, kommt mit ZUGFeRD allein oft nicht durch. XRechnung ist eine Verschärfung von EN 16931 für den deutschen öffentlichen Sektor: reines XML, ohne Blatt, mit zusätzlichen Pflichtfeldern. Rechnungsblatt gibt sie als eigenen Download aus.
Der Unterschied zu ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein PDF mit XML darin. XRechnung ist nur das XML — kein Bild, kein Layout, nichts zum Ansehen. Für die annehmende Stelle ist das kein Mangel: Ihre Software liest ohnehin nur die Daten. Fachlich ist XRechnung eine sogenannte CIUS, eine enger gefasste Ausprägung derselben europäischen Norm, gepflegt von der KoSIT.
Rechnungsblatt erzeugt das Profil urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0. Sie erzeugen zuerst die Rechnung wie gewohnt und laden die XRechnung anschließend als zweite Datei herunter — dieselben Daten, anderes Zielprofil.
Drei Felder, die sonst nirgends Pflicht sind
Die deutschen Zusatzregeln verlangen Angaben, die eine gewöhnliche Rechnung nicht braucht. Fehlt eine davon, weist Rechnungsblatt die Ausgabe ab, statt eine Datei zu erzeugen, die die Annahmestelle später zurückweist:
| Befund | Was fehlt | Regel |
|---|---|---|
| X1 | Leitweg-ID des Empfängers — die Adresse, unter der die Behörde die Rechnung intern zustellt. Sie steht in der Bestellung oder im Auftragsschreiben. | BT-10, BR-DE-15 |
| X2 | Kontaktname, Telefon und E-Mail des Rechnungsstellers. Einmal in den Stammdaten hinterlegt, stehen sie auf jeder XRechnung. | BR-DE-2 bis BR-DE-7 |
| X3 | Elektronische Adresse des Empfängers — in der Praxis dessen E-Mail-Adresse. | BT-49 |
Die Prüfung läuft vor dem Erzeugen und ist blockierend. Eine XRechnung ohne Leitweg-ID entsteht gar nicht erst — der Fehler fällt Ihnen auf, nicht der Annahmestelle vier Wochen später.
Und die Pflichtangaben nach § 14 gelten weiter
Die drei Felder oben kommen obendrauf. Alles, was eine Rechnung ohnehin tragen muss — fortlaufende Nummer, Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum, Steuersatz je Position —, wird für die XRechnung genauso geprüft wie für jede andere.
Was hier nicht passiert
- Rechnungsblatt stellt keine Verbindung zu einer Rechnungseingangsplattform her. Es gibt keine Anbindung an PEPPOL, an die ZRE oder an eine OZG-Plattform — Sie laden das XML herunter und reichen es dort ein, wo Ihr Auftraggeber es verlangt.
- Die Leitweg-ID wird auf Anwesenheit geprüft, nicht auf Gültigkeit. Ob sie zur richtigen Stelle führt, weiß nur Ihr Auftraggeber.