Prüfung · § 14 Abs. 4 UStG
Die Rechnung, die gar nicht erst unvollständig entsteht
§ 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was auf einer Rechnung stehen muss. Fehlt eine Angabe, ist der Beleg formal mangelhaft — und der Vorsteuerabzug Ihres Kunden wackelt. In einer Word-Vorlage merkt das niemand. Rechnungsblatt prüft jede Angabe, bevor der Beleg erzeugt wird, und weigert sich, wenn etwas fehlt.
Was geprüft wird
Die Prüfung sieht auf vier Bereiche. Jeder Befund trägt einen stabilen Code — die Oberfläche übersetzt darüber, und ein Code bleibt derselbe, auch wenn der Text sich ändert.
| Bereich | Codes | Worauf geprüft wird |
|---|---|---|
| Ihre Stammdaten | S1 – S6 | Firmierung, vollständige Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Format der USt-IdNr., IBAN vorhanden und formal gültig. |
| Der Beleg | R1 – R4 | Fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder -zeitraum, und dass der Zeitraum nicht rückwärts läuft. |
| Die Positionen | P0 – P5 | Mindestens eine Position, je Position Bezeichnung, Menge über null, Einheit, nicht negativer Preis, höchstens zwei Nachkommastellen. |
| Sonderfälle | K1, G1, X1 – X3 | Kleinunternehmer mischt keine Steuersätze, Gutschrift trägt die Bezugsnummer, XRechnung trägt Leitweg-ID und Kontaktangaben. |
Ein Beispiel, das mehr erklärt als die Liste
Befund P5 lässt höchstens zwei Nachkommastellen im Einzelpreis zu. Das wirkt kleinlich, bis man die Folge sieht: Bei 0,333 € je Stück und drei Stück weist das XML den Preis mit 0,33 aus, rechnet den Positionsbetrag aber aus dem ungerundeten Wert — 1,00 €. Ein prüfendes System rechnet 0,33 × 3 = 0,99 und beanstandet die Rechnung.
Rechnungsblatt rundet an dieser Stelle nicht still, sondern weist ab und schlägt den Ausweg vor: drei Stück zu 1,00 € statt ein Stück zu 0,333 €. Stilles Runden hätte zwar ein gültiges XML ergeben, aber eine Summe, die von der abweicht, die der Kunde erwartet — und er hätte es nicht bemerkt.
Blockierend, nicht beratend
Eine Rechnung mit offenen Befunden wird nicht erzeugt. Es gibt keinen Schalter, der die Prüfung abschaltet. Der Wert der Prüfung liegt genau darin, dass man sie nicht wegklicken kann.
Praktisch heißt das: Das Formular lässt Sie nicht absenden, solange etwas fehlt, und benennt das Feld. Sie sehen den Mangel beim Schreiben — nicht beim Steuerprüfer Ihres Kunden, Jahre später.
Was darüber hinaus festgehalten wird
Eine einmal vergebene Rechnungsnummer lässt sich nicht überschreiben; der Versuch wird abgewiesen. Einen Löschweg für erzeugte Belege gibt es nicht — die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre. Zu jedem Beleg entsteht außerdem ein Siegel, das an dem des vorhergehenden hängt: Wird später an den Dateien vorbei etwas verändert, passt die Kette nicht mehr.
Was die Prüfung nicht leistet
- Sie prüft die Form, nicht den Inhalt. Ob der gewählte Steuersatz fachlich richtig ist, ob die Leistung so beschrieben werden darf, ob § 13b greift — das entscheidet Ihr Steuerberater, nicht die Software.
- Sie ersetzt keine Validierung durch die annehmende Stelle. Rechnungsblatt prüft die Referenzfälle gegen einen unabhängigen Validator, aber das ist eine Aussage über die Software, nicht über Ihre einzelne Rechnung.