Rechnungsblatt

Pflicht seit 2025 · B2B in Deutschland

Ihr Briefbogen bleibt. Die Rechnung wird maschinenlesbar.

Rechnungsblatt setzt die Rechnung in die freie Fläche Ihres eigenen Briefpapiers und legt die Daten als XML hinein — beides in einem Vorgang, aus derselben Quelle.

Konto anlegen Wie es funktioniert

PDF/A-3B · Factur-X · XRechnung · § 14 UStG

Warum die Word-Vorlage nicht mehr reicht

Eine E-Rechnung ist kein hübsches PDF, sondern ein PDF mit maschinen­lesbaren Daten darin — beides muss zusammenpassen und beides muss vollständig sein. Wer das per Hand baut, merkt einen fehlenden Pflichtangaben-Eintrag erst, wenn der Steuerprüfer beim Kunden steht.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

Jede einzelne Pflichtangabe muss stimmen. Fehlt eine, ist die Rechnung formal mangelhaft — und der Vorsteuerabzug Ihres Kunden wackelt.

PDF und XML müssen übereinstimmen

Zwei Darstellungen derselben Rechnung, die auseinanderlaufen können. Genau daran scheitern nachträglich angereicherte PDFs.

Ihr Briefbogen bleibt außen vor

Die meisten Werkzeuge geben Ihnen ihr Layout. Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Fußzeile fallen weg — oder kosten Enterprise-Aufpreis.

Einmal erteilt, nicht mehr geändert

Eine verschickte Rechnung darf nicht nachträglich überschrieben werden — sonst ist die fortlaufende Nummer wertlos. In einer Word-Vorlage hält das niemanden auf.

Einmal einrichten, dann nur noch schreiben

Die Einrichtung machen Sie einmal. Danach ist die Startseite nach dem Anmelden das Rechnungsformular — mehr braucht es nicht.

  1. Briefpapier hochladen

    Sie laden Ihren Briefbogen als PDF hoch. Wir vereinheitlichen den Farbraum und betten fehlende Schriften ein — der Schritt, an dem PDF/A sonst scheitert. Sie sehen sofort an einer Ampel, ob der Bogen taugt.

  2. Schreibzone festlegen

    Zwei Regler: wo Ihr Briefkopf endet und wo die Fußzeile beginnt. Dazwischen schreibt Rechnungsblatt. Kein Layout-Editor, keine Kästchen ziehen — dafür sechs fertige Blattlayouts und, wenn Sie mögen, Ihre eigene Akzentfarbe.

  3. Stammdaten hinterlegen

    Firmierung, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN, Zahlungsziel. Einmal eingetragen, stehen sie auf jeder Rechnung. Kunden und wiederkehrende Leistungen merkt sich Rechnungsblatt nebenbei; ganze Positionslisten lassen sich als Vorlage sichern.

  4. Rechnung schreiben

    Empfänger, Positionen, Steuersatz — das Formular lässt Sie nicht absenden, solange eine Pflichtangabe fehlt. Wird es lang, bricht der Beleg sauber um: mit Übertrag, wiederholtem Tabellenkopf und „Seite 1 von 3“. Auf Wunsch trägt er einen GiroCode, den Ihr Kunde mit der Banking-App abscannt. Heraus kommt ein PDF/A-3B mit eingebettetem XML, dazu die XRechnung für Behördenkunden.

Was Rechnungsblatt anders macht

Der Markt ist voll von Werkzeugen, die ein fertiges PDF hochladen lassen und die Daten per KI herauslesen. Das ist bequem — und genau deshalb schwach.

PDF hochladen, KI liest aus
  • Findet nur, was schon dasteht — fehlt eine Pflichtangabe, bleibt sie weg.
  • Erzeugt im Zweifel eine technisch gültige Rechnung mit inhaltlichem Mangel.
  • Ihr Briefbogen bleibt erhalten — versprochen wird das meist nur „in vielen Fällen“.
Rechnungsblatt: aus Daten gebaut
  • PDF und XML entstehen im selben Vorgang aus denselben Daten. Sie können nicht auseinanderlaufen.
  • Die § 14-Prüfung blockiert, sie warnt nicht. Unvollständig heißt: keine Rechnung.
  • Ihr Briefbogen ist die Unterlage, nicht eine Option. Für jeden, nicht erst ab Enterprise.
  • Eine vergebene Nummer bleibt vergeben. Korrigiert wird per Gutschrift mit Bezug — die Reihe bleibt lückenlos.
  • Kleinunternehmer, Reverse Charge und Ausfuhr werden geprüft, nicht nur angekreuzt. Auch die IBAN, mit echter Prüfsumme.

Was noch drin steckt

Nichts davon kostet extra, nichts ist ein Zusatzpaket.

Storno und Korrektur
Gutschrift und Rechnungskorrektur mit Bezug zur Ursprungsrechnung — im XML nachvollziehbar.
GiroCode
QR-Code auf dem Beleg; Ihr Kunde scannt ihn mit der Banking-App, Betrag und Zweck sind gefüllt.
Mehrseitige Belege
Mit Übertrag, wiederholtem Tabellenkopf und „Seite 1 von 3“. Der Summenblock wird nie getrennt.
Sechs Layouts
Klassisch, kompakt, modern, zebra, luftig, doppelt — dazu wahlweise Ihre Akzentfarbe.
Kunden und Artikel
Adressbuch und wiederkehrende Leistungen. Ganze Positionslisten lassen sich als Vorlage sichern.
Kleinunternehmer
§ 19 UStG wird geprüft, nicht nur angekreuzt — in beide Richtungen, samt Pflichthinweis.
Reverse Charge und Ausfuhr
Auch innergemeinschaftliche Lieferung. Die USt-IdNr. beider Seiten wird verlangt, wo sie nötig ist.
XRechnung
Reines XML für Behördenkunden, mit Leitweg-ID — zusätzlich zum PDF/A-3B.
Deutsch und Englisch
Die ganze Oberfläche, auch die Prüfbefunde.
Aufs Handy legen
Lässt sich als App installieren und startet sofort. Geschrieben wird weiterhin online.
Verschlüsselt abgelegt
Ihre Daten liegen mit Ihrem Passwort verschlüsselt — auch der Betreiber sieht sie nicht.
Löschen heißt löschen
Konto weg, Daten weg. Ohne Papierkorb, ohne Rest.

Was es kostet

Sie fangen mit einem Probekontingent an — vollwertige Rechnungen, keine Wasserzeichen, keine Zahlungsdaten. Erst danach entscheiden Sie.

Einen Moment …

Alle Preise verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. Das Modell ist noch nicht endgültig — solange kein Bezahlweg angebunden ist, schaltet der Betreiber Kontingente von Hand frei.

Was Rechnungsblatt ausdrücklich nicht ist

Damit niemand etwas erwartet, das nicht kommt:

Einmal einrichten, dann steht es

Konto anlegen, Briefbogen hochladen, loslegen. Neue Konten werden von Hand freigeschaltet — das dauert in der Regel nicht lange.

Konto anlegen