Belegarten · UNCL 1001
Stornieren heißt nicht überschreiben
Eine Rechnung, die das Haus verlassen hat, wird nicht mehr geändert. Was falsch war, wird durch einen zweiten Beleg aufgehoben — mit eigener Nummer und einem Verweis auf den ersten. Rechnungsblatt kennt dafür zwei eigene Belegtypen und lässt den Weg über das Überschreiben gar nicht zu.
Drei Belegtypen
Jeder Typ trägt seinen eigenen Code nach UNCL 1001; die empfangende Software erkennt daran, was der Beleg tut:
| Beleg | Code | Wofür |
|---|---|---|
| Rechnung | 380 | Der Normalfall. |
| Gutschrift | 381 | Hebt eine Rechnung ganz oder teilweise auf — der Weg für ein Storno. |
| Rechnungskorrektur | 384 | Berichtigt eine Rechnung, die im Kern richtig, in Teilen aber falsch war. |
Gutschrift und Korrektur brauchen beide die Nummer der Ursprungsrechnung. Fehlt sie, greift Befund G1 und der Beleg entsteht nicht — ein Storno ohne Bezug wäre für den Empfänger nicht zuzuordnen und für die Prüfung wertlos.
Der Weg in der Anwendung
In der Ablage steht neben jeder Rechnung „Stornieren“. Der Knopf bereitet eine Gutschrift vor: Die Positionen sind übernommen, Bezugsnummer und Bezugsdatum stehen bereits, eine neue eigene Nummer ist vergeben. Sie prüfen und geben frei. Bei einer Gutschrift erscheint der Knopf nicht — man storniert keine Stornierung.
Warum das Überschreiben gesperrt ist
Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nur etwas wert, wenn hinter jeder Nummer genau ein Beleg steht. Wer eine vergebene Nummer erneut benutzt, macht die Reihe wertlos — und zwar rückwirkend für alle.
Rechnungsblatt weist den zweiten Beleg unter derselben Nummer ab. Die Prüfung läuft vor der Verbrauchsbuchung, damit ein abgewiesener Versuch Sie nichts kostet.
In dieselbe Richtung wirkt das Fehlen eines Löschwegs: Über die Schnittstelle lässt sich kein erzeugter Beleg entfernen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre, und eine Software, die das Löschen anbietet, lädt zum Aufräumen ein.
Zusätzlich entsteht zu jedem Beleg ein Siegel aus dem Hashwert von PDF, XML und Eingabedaten, verknüpft mit dem Siegel des vorhergehenden Belegs. Wird später an der Anwendung vorbei etwas geändert oder entfernt, passt die Kette nicht mehr — und lässt sich auch nicht stillschweigend neu rechnen.
Was hier nicht passiert
- Es gibt keinen Weg, einen Beleg zu löschen oder zu ändern. Das ist der Punkt der Übung, aber es heißt auch: Ein Testbeleg mit falscher Nummer bleibt stehen.
- Die Siegelkette ist kein qualifizierter Zeitstempel einer anerkannten Stelle. Sie macht Änderungen sichtbar; sie beweist nicht vor Gericht, wann ein Beleg entstand.
- Ob Ihre Ablage insgesamt den GoBD genügt, bewertet Ihr steuerlicher Berater. Rechnungsblatt liefert dafür einen Entwurf der Verfahrensdokumentation, keine Zusicherung.