Stammlisten · Wiederverwendung
Was Sie einmal eintippen, tippen Sie nicht wieder
Drei Listen und ein Nummernkreis. Jede für sich unspektakulär — zusammen der Unterschied zwischen „eine Rechnung schreiben“ und „eine Rechnung zusammensuchen“. Alle drei liegen als Datei in Ihrem eigenen Mandantenverzeichnis, verschlüsselt wie alles andere.
Der Kundenstamm
Ein Adressbuch, das genau die Felder kennt, die eine Rechnung braucht. Beim nächsten Beleg wählen Sie den Kunden aus, und alles kommt mit:
- Name und vollständige Anschrift samt Länderkennzeichen — die Anschrift ist Pflichtangabe nach § 14, und eine unvollständige hält die Prüfung auf.
- Die USt-IdNr. des Kunden, nötig bei innergemeinschaftlicher Lieferung.
- Die E-Mail-Adresse — bei einer XRechnung ist sie die elektronische Adresse des Empfängers und damit Pflicht.
- Die Leitweg-ID, wenn es ein Behördenkunde ist. Sie ändert sich praktisch nie und ist genau deshalb das Feld, das man beim Abtippen verdreht.
Der Artikelstamm
Wiederkehrende Leistungen und Waren mit Bezeichnung, optionaler Beschreibung, Artikelnummer, Einheit, Einzelpreis und Steuerkategorie. Die Artikelnummer landet im XML an der dafür vorgesehenen Stelle, wenn Sie eine vergeben.
Preise werden als Text gespeichert, nicht als Zahl. Aus „19,90“ soll kein Fließkommawert werden — gerechnet wird erst im Kern, dort durchgängig mit Decimal und kaufmännischer Rundung.
Die Einheit ist ein Code nach UN/ECE-Empfehlung 20 — C62 für Stück, HUR für Stunde. Das sieht sperrig aus, ist aber der Grund, warum die Buchhaltung Ihres Kunden die Position maschinell verarbeiten kann.
Rechnungsvorlagen
Eine benannte Positionsliste, die Sie im Formular laden. Der Unterschied zum Duplizieren eines alten Belegs ist der wichtigste Teil:
Eine Vorlage trägt bewusst keinen Empfänger. Dieselbe Leistung geht an wechselnde Kunden — ein kopierter Beleg schleppt dagegen den alten Kunden mit, und den übersieht man.
Vorlagen legen Sie aus dem Formular heraus an und löschen sie über dieselbe Auswahl wieder. Wer einen alten Beleg als Ausgangspunkt braucht, nimmt weiterhin den Weg über die Ablage.
Der Nummernkreis
Die Rechnungsnummer folgt einem Muster, das Sie selbst festlegen. Voreingestellt ist RE-{JJJJ}-{NNNN} — also RE-2026-0001. {JJJJ} steht für die vierstellige Jahreszahl, {JJ} für die zweistellige, {NNNN} für den laufenden Zähler, dessen Stellenzahl Sie über die Anzahl der N bestimmen.
Enthält das Muster eine Jahreszahl, beginnt der Zähler mit dem Jahreswechsel von vorn; ohne Jahreszahl läuft er durch. Vorgeschlagen wird immer die nächste freie Nummer, ändern dürfen Sie sie.
Was Sie nicht dürfen: eine bereits vergebene Nummer erneut benutzen. Der Versuch wird abgewiesen, und zwar bevor Ihr Kontingent belastet wird. Warum das keine Schikane ist, steht auf der Seite zu Gutschrift und Storno.
Was hier nicht passiert
- Der Kundenstamm ist kein CRM. Keine Notizen, keine Historie, keine Wiedervorlage — nur die Felder, die auf eine Rechnung gehören.
- Der Artikelstamm führt keinen Lagerbestand und kennt keine Staffelpreise.
- Es gibt keinen Import aus einer anderen Software. Die Listen entstehen beim Arbeiten — wer den ersten Beleg an einen Kunden schreibt, hat ihn danach im Stamm.