Ablage · § 147 AO · GoBD

Abgelegt heißt hier: liegen geblieben

Eine Rechnung ist acht Jahre lang aufzubewahren. Das ist leicht gesagt und schwer eingehalten, wenn die Ablage ein Ordner auf einer Festplatte ist. Rechnungsblatt behandelt seine Ablage deshalb wie ein Archiv und nicht wie einen Arbeitsordner.

Verschlüsselt, auch vor dem Betreiber

Ihre Stammdaten, Kunden, Artikel, Vorlagen, der Briefbogen und jeder erzeugte Beleg liegen verschlüsselt. Der Aufbau ist der einer Krypto-Wallet: Ein zufälliger Datenschlüssel verschlüsselt die Dateien, und dieser Schlüssel selbst wird nie gespeichert — nur zwei Hüllen um ihn herum.

Die eine Hülle öffnet Ihr Anmeldepasswort.
Die andere öffnet der Wiederherstellungscode, den Sie bei der Einrichtung ausdrucken.

Daraus folgt dreierlei. Der Betreiber kommt nicht heran, denn in der Datenbank liegt vom Passwort nur ein scrypt-Hash. Ein Passwortwechsel ist verlustfrei, weil nur die eine Hülle neu verschlüsselt wird und keine einzige Datei angefasst werden muss. Und ein vergessenes Passwort ist kein Totalverlust, solange der Code existiert.

Verlieren Sie Passwort und Wiederherstellungscode, sind die Daten endgültig fort. Das ist keine Panne, sondern der Zweck der Übung — und der Grund, den Code nicht in derselben Schublade zu verwahren wie alles andere.

Kein Löschweg für Belege

Über die Schnittstelle lässt sich kein erzeugter Beleg entfernen und keine vergebene Nummer überschreiben. Eine Software, die das Löschen anbietet, lädt zum Aufräumen ein — und aufgeräumt wird erfahrungsgemäß genau das, was später jemand sehen möchte.

Was falsch war, wird durch einen zweiten Beleg aufgehoben, nicht durch einen Radiergummi. Den Weg beschreibt die Seite zu Gutschrift und Storno.

Das gilt für Belege, nicht für Konten. Wird ein Konto gelöscht, verschwindet zuerst das gesamte Mandantenverzeichnis und danach der Datenbankeintrag — ohne Papierkorb und ohne Rest. Beides zusammen, oder gar nichts: Lässt sich das Verzeichnis nicht räumen, bleibt auch das Konto stehen, statt eine verwaiste Datenhalde zu hinterlassen.

Die Siegelkette

Die GoBD halten fest, dass die Ablage von Dokumenten in einem Dateisystem die Unveränderbarkeit „regelmäßig nicht“ gewährleistet, solange keine zusätzlichen Maßnahmen hinzutreten. Nummernsperre und fehlender Löschweg sind solche Maßnahmen — aber sie wirken nur innerhalb der Anwendung. Wer an den Dateien vorbei ans Laufwerk kommt, hinterlässt sonst keine Spur.

Deshalb bekommt jeder Beleg beim Erzeugen ein Siegel: den SHA-256 über PDF, XML und Eingabedaten, verknüpft mit dem Siegel des vorhergehenden Belegs. Jedes Glied hängt an allen vorherigen. Wird ein Beleg später verändert oder entfernt, passt sein Siegel nicht mehr — und weil die folgenden Glieder darauf aufbauen, lässt sich die Kette auch nicht stillschweigend neu rechnen.

Die Siegeldatei liegt bewusst unverschlüsselt. Sie enthält nur Hashwerte und Nummern, also nichts Schützenswertes — und läge sie verschlüsselt, wäre der Nachweis mit einem verlorenen Kennwort ebenfalls verloren. Genau dann braucht man ihn.

Das Belegprotokoll

Neben jedem Beleg liegt eine Protokolldatei, eine Zeile JSON je Ereignis, die nur angehängt und nie geändert wird: wann der Beleg entstand, ob und wodurch er später aufgehoben wurde. Wer storniert, erzeugt keinen Eintrag „geändert“, sondern einen zweiten Beleg — und beide Protokolle halten fest, dass sie zusammengehören.

Der Export für die Betriebsprüfung

Alle Belege eines Zeitraums als ein ZIP-Archiv. Je Beleg ein Ordner mit dem PDF, dem XML, den Eingabedaten und dem Protokoll, dazu eine Übersicht als CSV und eine Liesmich-Datei, die erklärt, was der Prüfer vor sich hat. Ohne die stünde er vor einem Haufen Dateien.

Wer seine Daten nicht am Stück herausbekommt, hat sie faktisch nicht. Ein Zeitraum lässt sich eingrenzen — Betriebsprüfungen betreffen meist ein Jahr.

Dazu kommt ein Entwurf der Verfahrensdokumentation mit Ihren eigenen Stammdaten darin. Sie schuldet der Steuerpflichtige und nicht der Hersteller — genau das macht sie für einen Einzelunternehmer zur Hürde, denn er soll etwas beschreiben, dessen technischen Teil nur der Hersteller kennt. Rechnungsblatt schreibt diesen Teil; was das Unternehmen selbst regeln muss, steht als offene Frage darin und nicht als erfundene Behauptung.

Was hier nicht passiert

Rechnungsblatt ist **nicht GoBD-zertifiziert**, und eine solche Zertifizierung der Software gibt es der Sache nach nicht — beurteilt wird immer das Verfahren beim Steuerpflichtigen. Wer mit „GoBD-konform“ wirbt, sagt damit weniger, als es klingt.
Die Siegelkette ist kein qualifizierter Zeitstempel einer anerkannten Stelle. Sie macht Änderungen sichtbar; sie beweist nicht vor Gericht, wann ein Beleg entstand.
Die Ablage ist kein Achtjahresarchiv im Rechtssinne. Die Frist trifft Sie, nicht den Betreiber — laden Sie Ihre Belege regelmäßig herunter und legen Sie sie dorthin, wo Ihre übrigen Unterlagen liegen.
Ob Ihre Ablage insgesamt genügt, bewertet Ihr steuerlicher Berater.